💚4.1. Guardar y Guardar como
Para guardar un documento puedes utilizar los
comandos Guardar y Guardar como... de la
pestaña Archivo, o bien el icono
de la barra de acceso rápido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te
permite elegir el dispositivo donde vas a guardar el documento, cambiar el
nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el
documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones
realizadas en él en un archivo diferente. De este modo podrás conservar el
original y la copia modificada por separado.
La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar
como es la siguiente.
En esta pantalla se puede elegir
la ubicación (dispositivo) y la carpeta donde vamos a
guardar el archivo.
El dispositivo más utilizado es nuestro propio ordenador, es
decir, la opción Este PC.También podemos elegir otras ubicaciones como
OneDrive. Si hacemos clic en Agregar un sitio nos mostrará otra
pantalla para elegir entre SharePoint y OneDrive. También podemos elegir otras
ubicaciones en la web.
Una vez elegida la ubicación podemos elegir una carpeta
dentro de esa ubicación. Podemos hacer clic en una de las carpetas que se nos
muestran en la parte derecha de la pantalla o podemos buscar otra carpeta
haciendo clic en Examinar. En ambos casos se abrirá un cuadro de diálogo
similar al que ves a continuación
- Al utilizar el
comando Guardar (también CTRL+G) o el icono
no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se
guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado,
en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y
ubicación que quieras darle.
En función de la versión de Windows que utilices, la ventana
será de una forma u otra. Aun así, aunque la estética y botones cambien
ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en
cuenta:
- Dónde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cómo elegir estos parámetros:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y
carpetas que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este
caso Documentos. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta
determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la
primera vez que guardamos un documento y cuando pulsamos el
botón Examinar la carpeta que se muestre sea la que está destinada
por defecto a guardar los documentos. Para ver cómo cambiar esa carpeta
predeterminada, visita este tema avanzado. Cambiar carpeta
predeterminada al guardar
La imagen de muestra está basada en el cuadro que se
presentaría en un sistema Windows 10. Desde el panel de la zona izquierda
puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde
la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la
tecla RETROCESO para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el título superior,
en la imagen Este equipo > Documentos. Para ello, deberías
pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submenú
en cuál te quieres situar.
Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva
carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.
Puedes ver con más detalle cómo funcionan las unidades,
carpetas y archivos en Windows, y cómo se organiza su estructura en el
siguiente básico: Estructura
de archivos
.
Marzo-2016
Pág. 4.1
El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres
darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo
aparecen las primeras letras del contenido del documento.
Normalmente por defecto
será Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos
elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos
guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro de diálogo avisándonos, ya que
no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior
desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos
mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos
otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá
el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos
archivos combinados en un solo archivo.
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de
forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.
Si el documento está guardado en OneDrive, el
icono Guardar tendrá esta forma
que nos indica que al guardar se sincronizará con
OneDrive. Es decir, que los cambiós realizados en el archivo estén disponibles
para cualquiera que acceda a él desde otra ubicación a trevés de OneDrive.
Junto al botón Guardar encontrarás la
opción Herramientas. Si haces clic en ella, verás que se abre un menú que
te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en
una unidad de red en vez de en tu equipo. También puedes acceder a
las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones
Web y Comprimir imágenes.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrará un
submenú que te permitirá seleccionar cómo visualizar los elementos. Dependiendo
de tu versión de Windows, las vistas disponibles serán unas u otras, pero las
opciones son muy similares:
A la izquierda, las vistas en Windows Vista, en el centro en
Windows 7, y a la derecha, las vistas en Windows 10.
La vista más útil normalmente es Detalles, porque
muestra listadas las propiedades de los archivos (como su fecha de creación o
modificación, etc.) y además te permite ordenar los archivos por cualquiera de
estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en
el cuadro de diálogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas
opciones y te quedes con la que más te guste.
Ahora para Guardar como hay que realizar tres
clics, como mínimo, mientras que en la versión de Word 2010, se podía
hacer con un sólo clic. Aunque, como ya hemos dicho, pulsando F12 se abre
cuadro de diálogo directamente.
Marzo-2016
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo.
Si acabamos de abrir Word veremos una pantalla con los
documentos usados recientemente, podemos hacer clic en uno de ellos para
abrirlo. En otro caso caso pulsaremos sobre el icono
En ese caso y también si utilizamos el
comando Abrir de la pestaña Archivo, veremos una pantalla
similar a esta.
Desde aquí podemos abrir uno de los documentos recientes
haciendo clic en la lista de la parte derecha. Si el documento que queremos
abrir no aparece entre los documentos recientes haremos clic en una de les
opciones de la parte central, OneDrive, Equipo, ...
Para buscar en nuestro disco duro pulsaremos en Este
PC y se abrirá una pantalla similar a la que hemos visto
para Guardar, desde ella elegiremos la carpeta donde queremos buscar y se
abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente.
También podemos abrir este cuadro de diálogo desde el
documento pulsando CTRL+F12 sin pasar por la pantalla anterior.
Si el documento que queremos abrir está en la lista que se
nos muestra basta hacer doble clic sobre él para abrirlo, en otro
caso seguiremos buscando en las carpetas.
Este cuadro de diálogo es similar al del
comando Guardar. El cuadro Nombre y el desplegable de tipo
de archivo nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de
ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que el cuadro de Nombre de
archivo nos permite acotar la búsqueda en la carpeta en que estemos
situados. Si escribimos v, se desplegará una lista con los archivos que
empiecen por v que te permitirá hacer clic en él directamente. Ésto
es útil en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastará
escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en
el botón Abrir.
También el desplegable de tipo de archivo nos
ayuda a encontrar un archivo determinado. Si elegimos un tipo en concreto
ocultará todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto
se muestran Todos los documentos de Word, pero podríamos, por ejemplo,
elegir Documentos de Word 97-2003 para mostrar únicamente los que
tengan el formato antiguo.
Marzo-2016
Pág. 4.3
Si no estamos seguros de en qué carpeta está el
archivo lo mejor es que utilices el buscador que encontrarás en la parte
superior derecha del cuadro de diálogo.
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las
carpetas están unas dentro de otras, en orden jerárquico. De modo que si
normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Documentos,
deberás situarte en la carpeta padre Documentos y utilizar
el cuadro de búsqueda, ya que este incluye las subcarpetas en su ámbito de
búsqueda.
4.3. Eliminar y recuperar archivos
Pero, ¿y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y
haz doble clic sobre el icono de Papelera de reciclaje.
Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic
sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para
seleccionarlos o la tecla MAYÚS si son consecutivos.
Una vez seleccionados haz clic con el botón secundario del
ratón sobre uno de los elementos seleccionados y
elige Restaurar en el menú contextual.
Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio
donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no sabes dónde estaban
anteriormente los elementos a restaurar, lístalos en vista Detalle y
fíjate en la ruta que aparece en la columna Ubicación original antes
de restaurarlos, ya que es ahí donde lo guardará.
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes
aportaciones de los procesadores de texto. Word 2016 dispone de potentes
herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las
primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho
más fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no
encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay
errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas
es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que
lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de
hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada
contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran
escritor Miguel Delibes es muy basta y ¡Vasta de correr! Word no
detectará ningún error puesto que tanto "basta" como
"vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque
en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso
"basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que
las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión
gramatical trata de que las frases no contengan errores
gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no
concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica,
porque únicamente debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante
que prestemos especial atención a los posibles fallos gramaticales, que, al
depender del contexto, son más difíciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o
ambas a la vez, como veremos.
No hay comentarios:
Publicar un comentario